Módulo de Gestión de Proveedores y Licitaciones

AP Supplier Management es un módulo integral para Odoo 17 Enterprise que transforma la gestión de compras y proveedores, proporcionando herramientas avanzadas de control, transparencia y colaboración.

Características Principales

•       Portal de Proveedores: Autoservicio para actualización de datos, carga de documentos y facturas

•       Gestión de Documentos: Control de documentos obligatorios con flujo de aprobación

•       Comparativo de RFQs: Evaluación objetiva de cotizaciones con puntuación ponderada

•       Control de Aprobaciones: Flujos de aprobación configurables por monto

•       Evaluación de Proveedores: Sistema de evaluación periódica con criterios configurables

•       Detección de Variaciones: Comparación automática entre factura y orden de compra

1. Roles y Permisos de Usuario

El módulo define roles específicos para diferentes funciones:

2. Gestión de Proveedores

2.1 Estados de Onboarding

Cada proveedor pasa por un proceso de onboarding:

2.2 Documentos de Proveedor

Los proveedores deben mantener documentos actualizados. El sistema gestiona:

•       Tipos de documento configurables: RUC, Poderes, Certificaciones ISO, Pólizas de seguro, etc.

•       Documentos obligatorios: Se pueden marcar como requeridos para habilitar al proveedor

•       Control de vencimiento: Alertas automáticas antes del vencimiento

•       Flujo de aprobación: Borrador → Enviado → En Revisión → Aprobado/Rechazado

Proceso de Aprobación de Documentos

1.    El proveedor carga el documento desde el portal

2.    El documento queda en estado 'Enviado'

3.    El Gestor de Documentos revisa el archivo

4.    Si es correcto, aprueba el documento

5.    Si hay problemas, rechaza indicando el motivo

3. Órdenes de Compra

3.1 Flujo de Aprobación por Monto

Las órdenes de compra que superen el umbral configurado requieren aprobación del Gerente de Procurement:

1.    Usuario crea la orden de compra

2.    Si el monto supera el umbral, el estado cambia a 'Pendiente de Aprobación'

3.    El Gerente recibe notificación

4.    Gerente aprueba o rechaza (con motivo)

5.    Si se aprueba, la OC puede confirmarse

3.2 Precios del Proveedor

Los proveedores pueden proponer precios desde el portal. El comprador puede:

•       Ver la diferencia entre precio original y precio propuesto

•       Aplicar precios individualmente por línea

•       Aplicar todos los precios propuestos con un clic

•       Ver el historial de precios del mismo proveedor

3.3 Análisis de Precios

Para cada línea de producto, el sistema muestra:

•       Último precio pagado al mismo proveedor

•       Variación porcentual respecto al último precio

•       Precio promedio de todos los proveedores

•       Precio mínimo y máximo histórico

•       Posición del precio actual (Más bajo, Promedio, Más alto)

4. Comparativo de RFQs

Cuando existe un Acuerdo de Compra (Licitación) con múltiples cotizaciones, el sistema permite compararlas objetivamente.

4.1 Sistema de Puntuación

La puntuación se calcula con tres criterios ponderados:

4.2 Proceso de Selección

1.    Crear un Acuerdo de Compra y solicitar cotizaciones a varios proveedores

2.    Esperar que los proveedores respondan con sus precios y fechas

3.    Abrir el Comparativo RFQ desde el Acuerdo o desde cualquier RFQ

4.    Revisar la tabla comparativa con puntuaciones

5.    El sistema marca la opción 'Recomendada' (mayor puntaje)

6.    Seleccionar la orden ganadora

7.    Si no es la recomendada, justificar la decisión

5. Evaluación de Proveedores

El módulo permite evaluar periódicamente a los proveedores usando criterios configurables.

5.1 Criterios de Evaluación

Se pueden configurar criterios como:

•       Cumplimiento de entregas a tiempo

•       Calidad de productos/servicios

•       Cumplimiento documentario

•       Competitividad de precios

•       Tiempo de respuesta

•       Servicio post-venta

Cada criterio tiene:

•       Peso porcentual (la suma debe ser 100%)

•       Tipo: Manual, Automático o Mixto

•       Rango de puntuación (por defecto 0-100)

5.2 Proceso de Evaluación

1.    Crear nueva evaluación seleccionando el proveedor y período

2.    El sistema genera líneas para cada criterio activo

3.    Iniciar evaluación (cambia a estado 'En Evaluación')

4.    Revisar puntuaciones automáticas del sistema

5.    Ingresar puntuaciones del evaluador

6.    Si hay diferencia mayor a 20 puntos, justificar

7.    Agregar recomendación (Mantener, Desarrollar, Observar, Suspender)

8.    Completar evaluación

5.3 Frecuencia de Evaluación

Se puede configurar la frecuencia:

•       Mensual

•       Trimestral

•       Semestral

•       Anual

El sistema agenda automáticamente la próxima evaluación.

6. Portal de Proveedores

Los proveedores acceden a un portal de autoservicio con las siguientes funcionalidades:

6.1 Dashboard

Vista general con:

•       Órdenes de compra pendientes de confirmar

•       Documentos por vencer o pendientes

•       Facturas pendientes de pago

•       Estado de onboarding

6.2 Gestión de Perfil

El proveedor puede actualizar:

•       Datos fiscales (RUC, razón social, dirección)

•       Datos bancarios

•       Contactos

6.3 Órdenes de Compra

El proveedor puede:

•       Ver listado de todas sus órdenes

•       Confirmar recepción de la orden

•       Proponer precios alternativos por línea

•       Proponer fechas de entrega

•       Agregar notas

6.4 Carga de Facturas

Proceso de carga:

1.    Seleccionar la orden de compra a facturar

2.    Subir archivo XML de factura electrónica

3.    El sistema extrae automáticamente los datos

4.    Adjuntar PDF de la factura

5.    Enviar para revisión

Si hay diferencia entre la factura y la OC, el sistema lo detecta y requiere aprobación.

7. Control de Facturas y Variaciones

7.1 Detección de Variaciones

El sistema compara automáticamente cada factura con su orden de compra vinculada:

•       Calcula la diferencia porcentual entre montos

•       Si supera el umbral configurado (default 5%), marca la factura

•       Requiere aprobación del Gerente antes de procesar

7.2 Estados de Variación

8. Configuración del Módulo

Acceda a Gestión de Proveedores > Configuración > Ajustes para configurar:

8.1 Aprobaciones

•       Habilitar aprobación por monto: Activa/desactiva el flujo de aprobación

•       Umbral de aprobación: Monto a partir del cual se requiere aprobación

8.2 Variaciones

•       Umbral de diferencia (%): Porcentaje máximo de variación permitido sin aprobación

•       Marcar automáticamente: Detecta variaciones automáticamente al crear factura

8.3 Documentos de Proveedor

•       Requerir documentos: Obliga a tener documentos aprobados para habilitar proveedor

•       Días de aviso de vencimiento: Cuántos días antes alertar sobre documentos por vencer

8.4 Comparativo RFQ

•       Peso Precio por defecto: Porcentaje del criterio precio (default 60%)

•       Peso Entrega por defecto: Porcentaje del criterio entrega (default 20%)

•       Peso Calidad por defecto: Porcentaje del criterio calidad (default 20%)

8.5 Portal

•       Habilitar portal de proveedores: Activa el acceso al portal

•       Permitir subida de facturas: Permite a proveedores cargar facturas

•       Factura requiere OC: Obliga a vincular facturas a una orden de compra