1. INTRODUCCIÓN

1.1 ¿Qué es Mesa de Partes?

Mesa de Partes es un sistema de gestión documental que permite recibir, registrar, dar seguimiento y responder documentos presentados por ciudadanos o entidades externas. El sistema automatiza el flujo de trabajo desde la recepción hasta la respuesta final, garantizando trazabilidad y cumplimiento de plazos.

1.2 Beneficios del Sistema

•       Recepción 24/7: Los ciudadanos pueden enviar documentos en cualquier momento desde el portal web

•       Trazabilidad completa: Cada acción queda registrada con fecha, hora y responsable

•       Control de plazos: Alertas automáticas de documentos próximos a vencer

•       Transparencia: Los ciudadanos pueden consultar el estado de su trámite en línea

•       Cumplimiento legal: Registro de consentimientos conforme a Ley 29733

1.3 Acceso al Sistema

Para acceder al módulo Mesa de Partes:

1.    Ingrese a Odoo con su usuario y contraseña

2.    En el menú principal, haga clic en el ícono de "Mesa de Partes"

3.    Verá el panel principal con los documentos y opciones disponibles

2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS

2.1 Panel Principal

Al ingresar al módulo verá el listado de documentos. Puede cambiar entre vistas:

•       Lista: Vista tabular con todos los campos importantes

•       Kanban: Tarjetas organizadas por estado

•       Pivot: Análisis de datos en tabla dinámica

•       Gráfico: Visualización estadística

2.2 Crear Nuevo Documento

Para registrar un documento recibido presencialmente:

1.    Clic en el botón "Nuevo"

2.    Complete los datos del remitente (nombre, documento, email, teléfono)

3.    Seleccione la categoría del trámite

4.    Ingrese el asunto y descripción del documento

5.    Adjunte los archivos escaneados en la pestaña "Adjuntos"

6.    Clic en "Confirmar Recepción" para generar el número de expediente

💡 Tip: El número de expediente se genera automáticamente con formato EXP-2024-000001

2.3 Estados del Documento

Un documento pasa por diferentes estados durante su ciclo de vida:

3. OPERACIONES PRINCIPALES

3.1 Derivar un Documento

Para enviar un documento a otra área:

1.    Abra el documento que desea derivar

2.    Clic en el botón "Derivar"

3.    Seleccione el área de destino

4.    Opcionalmente seleccione un responsable específico

5.    Ingrese el motivo de la derivación

6.    Clic en "Derivar" para confirmar

💡 La derivación queda registrada en el historial de seguimiento

3.2 Responder un Documento

Para registrar una respuesta:

•       Abra el documento y clic en "Responder"

•       Seleccione tipo de respuesta: Parcial (requiere más acciones) o Definitiva (cierra el trámite)

•       Escriba el contenido de la respuesta

•       Opcionalmente adjunte un documento de respuesta

•       Marque "Enviar por email" si desea notificar al ciudadano

•       Clic en "Enviar Respuesta"

3.3 Control de Plazos

El sistema calcula automáticamente la fecha límite basándose en los días hábiles configurados en cada categoría. Los documentos vencidos se muestran en rojo en el listado.

•       Fecha Límite: Calculada según días hábiles de la categoría

•       Días Transcurridos: Contador desde la fecha de recepción

•       Indicador Vencido: Se activa cuando se supera la fecha límite

3.4 Seguimiento de Documentos

Cada acción realizada sobre un documento queda registrada en la pestaña "Seguimiento". Esto incluye: recepción, derivaciones, cambios de estado, respuestas, y observaciones. Desde el menú "Seguimiento" puede ver el historial completo de todos los documentos.

4. PORTAL PARA CIUDADANOS

4.1 Acceso al Portal

Los ciudadanos pueden acceder al portal desde:

•       /mesa-partes - Página principal con las opciones disponibles

4.2 Enviar un Documento

Desde el portal, el ciudadano puede enviar documentos siguiendo estos pasos:

•       Clic en "Nuevo Documento" o ir a /mesa-partes/nuevo

•       Completar datos personales: nombre, tipo y número de documento, email, teléfono

•       Seleccionar la categoría del trámite (solicitud, reclamo, consulta, etc.)

•       Escribir el asunto y descripción detallada

•       Adjuntar archivos de sustento (PDF, Word, imágenes)

•       Aceptar los Términos y Condiciones

•       Autorizar el tratamiento de datos personales

•       Clic en "Enviar Documento"

💡 Al enviar, recibirá un número de expediente para seguimiento. Guárdelo.

4.3 Consultar Estado

Para consultar el estado de un trámite:

•       Ir a /mesa-partes/consulta

•       Ingresar el número de expediente (ej: EXP-2024-000001)

•       Ingresar el número de documento de identidad (para verificación)

•       Clic en "Buscar"

El sistema mostrará: estado actual, fechas, historial de seguimiento visible, y respuesta si existe.

5. CONFIGURACIÓN

5.1 Categorías de Trámites

Las categorías definen los tipos de trámites y sus plazos. Para configurarlas:

•       Ir a Mesa de Partes → Configuración → Categorías

•       Crear o editar una categoría

•       Configurar: código, nombre, tipo de documento, días de plazo

•       Opcionalmente asignar área y usuario responsable automático

Categorías Predefinidas (Editables)

5.2 Registro de Consentimientos

Por cumplimiento con la Ley 29733 de Protección de Datos Personales, el sistema registra automáticamente el consentimiento de cada ciudadano. Esta información es de solo lectura y puede ser requerida en caso de fiscalización por la ANPD. Acceda desde: Mesa de Partes → Configuración → Registro de Consentimientos.

6. REPORTES Y ESTADÍSTICAS

6.1 Generar Reporte

Para generar un reporte de documentos:

•       Ir a Mesa de Partes → Reportes

•       Seleccionar el rango de fechas

•       Opcionalmente filtrar por estado o categorías

•       Clic en "Generar Reporte"

El sistema mostrará los documentos que cumplen con los filtros, con opciones de vista lista, pivot y gráficos.

6.2 Acuse de Recibo

Para imprimir el acuse de recibo de un documento, abra el documento y seleccione Imprimir → Acuse de Recibo. Se generará un PDF con los datos del documento, número de expediente, fecha de recepción y códigos de verificación.

6.3 Vistas Analíticas

•       Vista Pivot: Permite crear tablas dinámicas cruzando datos como estado vs categoría

•       Vista Gráfico: Muestra gráficos de barras o líneas con la distribución de documentos

•       Filtros rápidos: "Mis Documentos", "Vencidos", "Recibidos Hoy", "Esta Semana"

7. PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cómo cambio la prioridad de un documento?

Abra el documento y en el campo "Prioridad" seleccione el nivel deseado: Baja, Normal, Alta o Urgente. Los documentos con mayor prioridad aparecen destacados en el listado.

¿Puedo eliminar un documento?

Los documentos registrados no deben eliminarse por trazabilidad. Si un documento fue creado por error, cámbielo a estado "Archivado" con una nota explicativa. Solo administradores pueden eliminar registros.

¿Qué pasa si un documento está vencido?

El documento se marca en rojo en el listado. Puede usar el filtro "Vencidos" para ver todos los documentos que han excedido su fecha límite. Esto no impide que se procese, pero indica que está fuera de plazo.

¿Cómo sé qué documentos tengo asignados?

Use el filtro "Mis Documentos" en el menú de búsqueda. Esto mostrará solo los documentos donde usted es el responsable asignado.

¿El ciudadano recibe notificaciones?

Sí, si tiene configurado el servidor de correo en Odoo. Se envían notificaciones automáticas de: acuse de recibo al crear el documento, y respuesta cuando se registra una respuesta marcando "Enviar por email".

¿Puedo personalizar los plazos?

Sí, cada categoría tiene configurado su plazo en días hábiles. Vaya a Configuración → Categorías y modifique el campo "Días de Plazo" según sus necesidades.