Como definir un alcance para implementar un ERP

Una guía sencilla para asegurar el éxito de tu implementación

El alcance de un proyecto ERP es una de las etapas más cruciales para garantizar su éxito. Un alcance bien definido ayuda a establecer expectativas claras, evitar malentendidos y asegurar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y los plazos establecidos. Aquí te presentamos una guía sencilla para definir correctamente el alcance de tu proyecto ERP.

1. Identifica tus necesidades principales

Antes de empezar, es importante entender qué problemas o necesidades específicas quieres resolver con la implementación del ERP. Haz una lista de los procesos actuales que deseas mejorar o automatizar. Pregúntate:

  • ¿Qué áreas de tu negocio necesitan más atención?
  • ¿Qué procesos son más lentos o propensos a errores?
  • ¿Dónde estás perdiendo tiempo o recursos?

Cuando no tenemos claro cuál es el problema, es complicado hallar la solución.


2. Establece objetivos claros

Una vez identificadas las necesidades, define objetivos claros y específicos. Por ejemplo, en lugar de decir "Mejorar la eficiencia", define algo como "Reducir el tiempo de procesamiento de pedidos en un 30% en los próximos seis meses".

Tener objetivos específicos y medibles garantiza que todos entiendan lo que se espera lograr, facilitando la alineación del equipo y la evaluación del progreso del proyecto.


3. Involucra a todas las partes interesadas

Asegúrate de que todas las partes interesadas (empleados, gerentes, departamentos clave) estén involucradas en la definición del alcance. Recoge sus opiniones y asegúrate de que sus necesidades sean consideradas. Esto no solo ayuda a crear un alcance más completo, sino que también facilita la aceptación del nuevo sistema por parte de todos.

Si no se logra la participación activa de todos los implicados desde el inicio, existe un mayor riesgo de que el sistema ERP no satisfaga las expectativas de todos y se promueva la resistencia al uso del sistema. 


4. Documenta los requisitos funcionales y técnicos

Es importante tener una documentación clara de los requisitos funcionales (lo que el sistema debe hacer) y técnicos (cómo debe hacerlo). Incluye detalles como:

  • Funcionalidades específicas que necesitas.
  • Integraciones con otros sistemas.
  • Restricciones técnicas y de hardware.
  • Consideraciones de seguridad.
  • Evaluación de soluciones en la nube como opción de infraestructura.

Una documentación incompleta o inadecuada de los requisitos puede llevar a malentendidos, funcionalidad insuficiente o incompatibilidad técnica, lo que retrasa el proyecto y aumenta los costos.


5. Define los entregables y el cronograma

Detalla los entregables esperados en cada fase del proyecto y establece un cronograma realista. Un ejemplo de entregable podría ser "Sistema de gestión de inventarios implementado y operando" y establecer una fecha específica para su finalización.

Establecer entregables claros y un cronograma realista permite un seguimiento eficaz del progreso y ayuda a mantener el proyecto dentro de los plazos y presupuesto establecidos.


6. Establece criterios de éxito

Define claramente cómo medirás el éxito de cada fase del proyecto. Esto podría incluir indicadores clave de rendimiento (KPIs) específicos, como la reducción de costos, mejoras en la eficiencia o satisfacción del cliente.

La falta de criterios de éxito definidos dificulta la evaluación objetiva del impacto del ERP, lo que puede llevar a insatisfacción con los resultados y falta de justificación del ROI (retorno de la Inversión).


7. Manejo de la gestión del cambio

Implementar un ERP implica cambios significativos en los procesos y la cultura de la empresa. Es crucial gestionar este cambio para minimizar la resistencia y asegurar una transición suave. Considera los siguientes pasos:

  • Comunicación: Mantén a todos informados sobre los objetivos, beneficios y avances del proyecto.
  • Capacitación: Proporciona capacitación adecuada a todos los usuarios para asegurar que se sientan cómodos y competentes usando el nuevo sistema.
  • Soporte: Establece un equipo de soporte para resolver dudas y problemas durante y después de la implementación.

Ignorar la Gestión del Cambio puede representar un riesgo significativo en la implementación exitosa del ERP


Ejemplo de Alcance

Objetivo Claro: Implementar un sistema ERP para mejorar la gestión de inventarios y reducir los tiempos de procesamiento de pedidos.

Requisitos funcionales:

  • Gestión de inventarios en tiempo real.
  • Integración con el sistema de ventas y compras.
  • Automatización de la generación de informes.

Requisitos técnicos:

  • Compatible con la infraestructura actual de TI.
  • Evaluación de soluciones en la nube como opción de infraestructura.
  • Cumplimiento con las normativas de seguridad de datos.

Cronograma:

  • Fase 1: Análisis y diseño (1 mes)
  • Fase 2: Desarrollo e implementación (3 meses)
  • Fase 3: Pruebas y ajuste final (1 mes)
  • Fase 4: Capacitación y lanzamiento (1 mes)

Criterios de éxito:

  • Reducción del 30% en los tiempos de procesamiento de pedidos.
  • Reducción del 20% en los costos de inventario.
  • Satisfacción del usuario final superior al 90%.

Gestión del cambio:

  • Comunicación constante con todas las partes interesadas.
  • Capacitación intensiva antes del lanzamiento del ERP.
  • Equipo de soporte dedicado para asistir en la transición.
Definir correctamente el alcance de tu proyecto ERP no solo asegura que el sistema cumpla con tus expectativas, sino que también establece una base sólida para el éxito de toda la implementación.

Esperamos que esta guía sea de utilidad y colabore con el correcto gobierno de los proyectos de implementación de ERP.

Como definir un alcance para implementar un ERP
Peatrick Schlaefli 9 de junio de 2024
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